Помещение под офис для компании должно быть комфортным, удобно расположенным, достаточно просторным. Если вашему бизнесу стало тесно в «старых стенах», пора задуматься о переезде. В его организации и планировании обычно задействуют помощника руководителя или секретаря.
Без суеты: что должен продумать секретарь
Переезд фирмы в новый офис — это хлопотно и ответственно. Секретарь должен взять на себя функции грамотного планирования процесса, обозначить основные этапы, организовать их выполнение по графику. Если серьезно подойти к переезду, можно извлечь из него дополнительную выгоду, то есть сплотить коллектив, навести порядок в документах.
Оповещение сотрудников
Первоочередная задача для секретаря — донесение информации о переезде до каждого сотрудника. Можно отправить корпоративные письма или сделать устное объявление на планерке. Работники должны получить информацию о расположении нового офиса, схемы проезда, данные о наличии парковок.
План и график
Составление детального плана переезда — важнейший подготовительный процесс. Он дает представление о порядке действий всех сотрудников. Целесообразно и составление временного графика. В нем прописываются сроки для каждого действия. Упаковка, погрузка, выгрузка, прибытие транспорта, распаковка — указываются все этапы и важные детали. Желательно заложить в график дополнительное время на случай непредвиденных обстоятельств.
Выбор мувинговой компании
При организации переезда секретарю следует уделить внимание выбору компании-перевозчика. Выделим ключевые критерии отбора:
- стаж и квалификация;
- гарантии и цены;
- рекомендации и отзывы.
На сайте dellog.ru/pereezd-ofisa.html можно заказать офисный переезд под ключ. Специалисты оказывают услуги по демонтажу, монтажу техники, погрузке и разгрузке, качественной упаковке. Чтобы сделать окончательный выбор в пользу конкретной компании, нужно сравнить несколько вариантов, коммерческие предложения от перевозчиков.
Как избежать проблем при переезде: правила для секретаря
Если помощник руководителя назначен ответственным за переезд, он должен уведомить о новом расположении офиса клиентов, партнеров и поставщиков, заранее позаботиться о подключении интернета, телефонной линии. Важно и согласовать с арендодателем расположение вывесок компании, рекламных указателей. Своевременное планирование офисного переезда — задача сложная. Но ответственный секретарь может справиться со всеми функциями на сто процентов.
