Бухгалтерская документация – это, по сути, основа любой организации и предприятия. Следовательно, по истечении срока хранения она подлежит немедленной утилизации, причем с обязательным соблюдением секретности. Как правило, для уничтожения бухгалтерских документов используют услуги профессионалов, это может быть выездная ликвидация, либо вывод документов из офиса на территорию компании, оказывающей услуги ликвидации.
Перед уничтожением проводятся определенные мероприятия
Для того чтобы уничтожить документы предприятия:
- Создается специальная комиссия.
- Проводится оценка бухдокументов.
- Составляется акт об истечении срока хранения.
- Составляется акт, разрешающий утилизацию.
Основные способы уничтожения
Следует понимать, что данная процедура требует соблюдения конфиденциальности, поскольку утечка бухгалтерской информации, пусть и устаревшей, может стать фатальной для компании. Именно поэтому сейчас все чаще руководители организаций предпочитают создание электронного архива документов. Этот способ более надежный, а главное, при таком раскладе не нужно ничего уничтожать.
Выбор способа ликвидации зависит от финансовых возможностей конкретной фирмы или предприятия:
- шредирование. Иными словами, измельчение документов, путем их помещения в специальный инструмент – шредер. Причем речь идет не только о бумаге, некоторые модели шредеров уничтожают и пластиковые карты, и электронные носители, и другую документацию. Как правило, в крупных компаниях есть несколько видов такого инструмента, следовательно, шредирование является основным методом ликвидации бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения;
- сжигание. На первый взгляд данная процедура может показаться простой и понятной, однако ее следует осуществлять только с разрешения госорганов. И уж точно не в одиночку: надо соблюдать все меры безопасности, дабы не получить травму, но уничтожить документы полностью. Если в процессе проверки будут выявлены какие-то нарушения, то на компанию может быть наложен большой штраф. Именно поэтому сжиганием уже практически никто не пользуется. Если только в маленьких конторах;
- выездное уничтожение. Об этом уже было сказано выше: компания заказывает услуги специалистов, которые либо приезжают с собственным оборудованием, либо вывозят документы с офиса для уничтожения. При таком раскладе удобно всем: сохраняется секретность, обеспечивается должный уровень выполнения работы, поскольку ей занимаются специалисты.
Утилизация обязательно проводится в присутствии свидетелей, а после ее завершения составляется письменный отчет.
